Wizyta u notariusza wiąże się z koniecznością przedstawienia szeregu dokumentów. Naturalne jest, że pojawia się wtedy pytanie: które z nich notariusz zatrzyma, a które wrócą do mnie? Rozumiem te obawy, dlatego przygotowałem ten artykuł, abyś dokładnie wiedział, czego się spodziewać i czuł się pewnie podczas każdej czynności notarialnej.
Notariusz zatrzymuje tylko niezbędne dokumenty dowiedz się, które z nich zostają w kancelarii, a które wracają do Ciebie.
- Notariusz nigdy nie zatrzymuje dokumentów tożsamości, służą one wyłącznie do weryfikacji.
- Oryginał sporządzonego aktu notarialnego zawsze pozostaje w kancelarii notarialnej.
- Notariusz ma obowiązek dołączyć do oryginału aktu dokumenty, które stanowiły podstawę jego sporządzenia (np. pełnomocnictwa, zaświadczenia urzędowe).
- Niektóre oryginały dokumentów (np. poprzednie akty nabycia nieruchomości) są zwracane stronom po sporządzeniu przez notariusza ich odpisu lub kopii.
- Strony czynności otrzymują wypisy aktu notarialnego, które mają pełną moc prawną oryginału.
- Akty notarialne wraz z załącznikami są przechowywane przez notariusza 10 lat, a następnie trafiają do archiwum sądowego.
Zgodnie z ustawą Prawo o notariacie, notariusz jest osobą zaufania publicznego i ma obowiązek dbać o pewność obrotu prawnego. Oznacza to, że musi przechowywać oryginały aktów notarialnych wraz z załącznikami, które stanowiły podstawę ich sporządzenia. To działanie ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa transakcji, możliwości weryfikacji w przyszłości oraz integralności dokumentacji. W ten sposób każda czynność prawna zyskuje trwały i niezaprzeczalny dowód.
Twoje dokumenty tożsamości: Czego notariusz nigdy nie zatrzyma
Jedną z pierwszych rzeczy, o którą poprosi Cię notariusz, będzie dowód osobisty lub paszport. Chcę wyraźnie podkreślić, że dokumenty te służą wyłącznie do weryfikacji Twojej tożsamości oraz danych niezbędnych do aktu notarialnego. Notariusz nigdy ich nie zatrzymuje na stałe.- Po wejściu do kancelarii przedstawiasz swój dowód osobisty lub paszport.
- Notariusz lub jego pracownik skrupulatnie weryfikuje Twoje dane osobowe: imię, nazwisko, PESEL, serię i numer dokumentu, datę ważności oraz adres zamieszkania.
- Dane te są następnie wprowadzane do systemu w celu sporządzenia aktu.
- Po zakończeniu weryfikacji dokument tożsamości jest natychmiast zwracany. Nie jest kopiowany ani przechowywany w aktach kancelarii, ponieważ jego rola ogranicza się wyłącznie do potwierdzenia Twojej tożsamości w danym momencie.
Dokumenty, które zostają w kancelarii: Pełna lista i przykłady
Notariusz ma prawny obowiązek dołączyć do oryginału aktu notarialnego wszystkie dokumenty, które stanowiły podstawę jego sporządzenia. To właśnie te dokumenty pozostają w kancelarii, stając się integralną częścią archiwum. Zazwyczaj są to:
- Pełnomocnictwa (jeśli nie są odwołane)
- Zaświadczenia urzędowe (np. z urzędu skarbowego, gminy)
- Dokumenty bankowe (np. oświadczenia o kredycie, promesy)
- Wypisy i wyrysy z rejestru gruntów i budynków
- Inne dokumenty, które są niezbędne do wykazania praw lub spełnienia wymogów prawnych dla danej czynności.
- Niektóre wypisy z rejestru gruntów i budynków, zwłaszcza te, które są świeże i niezbędne do aktualizacji danych w księdze wieczystej.
- Oświadczenia z banku o udzieleniu kredytu hipotecznego oraz promesy, które potwierdzają finansowanie zakupu.
- Zaświadczenia o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych, jeśli są wymagane przez wspólnotę lub spółdzielnię.
- Zaświadczenia o braku osób zameldowanych w lokalu.
W przypadku spraw spadkowych, w kancelarii pozostaną takie dokumenty jak:
- Zaświadczenia z urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn lub o zwolnieniu z tego podatku.
- Prawomocne postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.
- Oryginały testamentów (jeśli nie zostały wcześniej złożone w sądzie).
Warto pamiętać, że oryginał pełnomocnictwa, na podstawie którego działa pełnomocnik, musi zostać w aktach notarialnych. Jest to kluczowe dla ważności czynności prawnej, ponieważ dokument ten stanowi dowód umocowania osoby działającej w czyimś imieniu. Bez niego czynność mogłaby zostać zakwestionowana.
Co z najważniejszym dokumentem, czyli aktem notarialnym?
To bardzo ważne rozróżnienie, które często budzi wątpliwości. Oryginał aktu notarialnego to ten dokument, który notariusz sporządza, podpisuje i opatruje pieczęcią. Ten oryginał zawsze pozostaje w kancelarii notarialnej. Ty jako strona czynności otrzymujesz jego wypis, który ma dokładnie taką samą moc prawną jak oryginał. Wypis to wierna kopia oryginału, poświadczona przez notariusza.Możesz się zastanawiać, dlaczego otrzymujesz "tylko" wypis. Otóż, zatrzymanie oryginału w kancelarii notarialnej ma na celu zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa i integralności dokumentu. Chroni to akt przed zagubieniem, zniszczeniem czy nieuprawnionymi zmianami. W ten sposób notariusz gwarantuje, że zawsze istnieje jedno, niezmienne źródło prawdy o dokonanej czynności, do którego można się odwołać.
Liczba potrzebnych wypisów zależy od Twoich indywidualnych potrzeb i specyfiki czynności. Zazwyczaj jeden wypis jest przeznaczony dla sądu wieczystoksięgowego (jeśli czynność dotyczy nieruchomości), jeden dla banku (jeśli jest kredyt), a jeden dla Ciebie. Możesz odebrać je od razu po sporządzeniu aktu lub w późniejszym terminie, co jest często wygodne, zwłaszcza przy skomplikowanych transakcjach.
Dokumenty, które wracają do Ciebie: Co notariusz kopiuje i oddaje
Często zdarza się, że notariusz prosi o przedstawienie poprzednich aktów notarialnych, na przykład tych, które stanowiły podstawę nabycia nieruchomości. W takich przypadkach, po sporządzeniu przez notariusza ich odpisu lub kopii, która zostaje dołączona do nowego aktu, oryginały tych dokumentów są Ci zwracane. Nie ma potrzeby, aby ich oryginały pozostawały w kancelarii, skoro ich treść została wiernie odzwierciedlona w załączniku.
Oto inne dokumenty, które notariusz zazwyczaj kopiuje i zwraca stronom, ponieważ nie ma prawnego wymogu zatrzymywania ich oryginałów w aktach:
- Wypisy z rejestru gruntów i budynków, które nie są kluczowe dla aktualizacji danych w księdze wieczystej, a jedynie informacyjne.
- Zaświadczenia o numerze PESEL (jeśli nie jest on w dowodzie).
- Dokumenty potwierdzające status cywilny (np. skrócone odpisy aktów małżeństwa), jeśli ich rola jest wyłącznie informacyjna.
- Inne dokumenty, które są potrzebne do wglądu, ale nie stanowią bezpośredniej podstawy prawnej dla aktu.
Gdzie trafiają i jak długo są przechowywane dokumenty?
Oryginały aktów notarialnych wraz z wszystkimi załącznikami są przechowywane w kancelarii notarialnej przez okres 10 lat. Przez ten czas notariusz jest odpowiedzialny za ich bezpieczeństwo, integralność i dostępność. Kancelarie notarialne posiadają specjalnie zabezpieczone archiwa, aby zapewnić ochronę tych ważnych dokumentów.
Po upływie 10 lat od sporządzenia aktu, dokumenty te nie są już przechowywane w kancelarii. Zgodnie z przepisami, są one przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. To zapewnia ciągłość przechowywania i dostęp do dokumentacji prawnej na bardzo długi czas.
Co zrobić, jeśli po wielu latach zgubisz swój wypis aktu notarialnego i potrzebujesz kolejnego? Jeśli od sporządzenia aktu nie minęło 10 lat, możesz zwrócić się o kolejny wypis bezpośrednio do kancelarii notarialnej, która go sporządziła. Jeśli jednak minęło już 10 lat, dokumenty zostały przekazane do archiwum sądowego. W takim przypadku musisz złożyć wniosek o wydanie wypisu do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. W obu przypadkach otrzymasz kolejny wypis, który będzie miał pełną moc prawną oryginału.
